Prezentációkészítés négy lépésben
A legtöbb embernek sok fejtörést okoz, ha prezentálnia kell. A készülés sokszor csak növeli a stresszt és az előadástól való félelmet. Mi mindent érdemes végiggondolni egy prezentáció elkészítése előtt? Milyen főbb lépéseket érdemes elkülöníteni a munkafolyamatban? És ezeken belül milyen főbb feladataink vannak? – A prezentációról szóló sorozat utolsó részében ezekre a kérdésekre keressük a választ.
A sorozat korábbi részei
A prezentációról szóló sorozat eddigi részeiben különböző nézőpontokból vizsgáltuk meg ennek az elterjedt műfajnak a problémáit, veszélyeit. A sorozat zárásaként a prezentációkészítés folyamatát tekintjük át. Ezt négy, egymástól elkülönítendő lépésre oszthatjuk. Az alábbiakban az egyes lépéseknél felmerülő legfontosabb teendőket emeltük ki. A kép természetesen nem lesz teljes, de reméljük, többeknek segít majd egy jó prezentáció elkészítésében.
Először tekintsük át madártávlatból a négy fázist. A folyamat kezdete mindenképp az, amikor elkezdünk gondolkodni, témát keresni, majd a témában elmélyülni, később tudatosan leszűkíteni, kiválogatni az anyagot az adott előadáshoz. Ezt a fázist – az egyszerűség kedvéért – nevezzük felkészülésnek. Ez főleg kutatási és gondolkodási folyamat; végeredménye egy kész, előadható gondolatmenet. Ekkor érünk munkánkkal abba a szakaszba, hogy ideje formába önteni a gondolatmenetet; ekkor ülünk le megtervezni a konkrét prezentációt, és azon belül már a diasort is. Nevezzük ezt a második fázist tervezésnek. A tervezés a technikai megvalósítást és minden egyéb előkészületet magában foglal. Ha mindezzel kész vagyunk, nincs más hátra, mint a nagy esemény: az előadás megtartása. Ezzel azonban a munkánk nem ér még véget, hiszen sok prezentáció után vita, eszmecsere alakul ki annak tartalmáról. Ezt az utolsó szakaszt nevezzük a visszajelzés szakaszának. Lássuk tehát akkor, mi mindenre érdemes odafigyelnünk az egyes lépéseknél!
A felkészülés
Nem törődve most azzal, hogy milyen típusú előadásra kaptunk felkérést – konferencián, workshopon, termékbemutatón, iskolában vagy munkahelyen kell-e prezentálnunk –, általánosságban az első feladatunk mindenképpen a jó téma megtalálása, illetve – ha megadott témáról van szó – leszűkítése. Mit érdemes ebben a gondolkodási fázisban figyelembe vennünk? Ne legyünk képmutatóak: természetesen elsősorban saját magunkat, a saját érdeklődésünket – csakis olyan témát vagy résztémát érdemes választani, ami minket, az előadót érdekel, amire mi magunk is kíváncsiak vagyunk. Csak ekkor lehetséges ugyanis elképzelni a kíváncsi, érdeklődő közönséget. Nincs annál ellentmondásosabb helyzet, mint amikor egy előadó a saját mondandóját unalmasnak, száraznak tartja. A jó előadáshoz tehát alapfeltétel egy számunkra izgalmas, érdekfeszítő téma, kérdéskör, probléma megtalálása.
Ha ez megvan, jöhet a többi szempont. Természetesen figyelembe kell vennünk a közönség vélhető érdeklődését is. El kell kezdenünk a közönség fejével végiggondolni a mondandónkat. Ezzel rögtön veszélyes vizekre evezünk, ugyanis arról, hogy mi van a közönség „fejében” a legtöbb esetben csupán halovány feltételezéseink vannak. (Most próbáljunk meg eltekinteni attól, hogy a közönségnek nem egy feje van, hanem sok.) Ennek ellenére próbáljunk az előadásra való felkészülés előtt minél több információt megtudni a várható közönségről. A hézagos információk mentén alakítsuk a kérdésfelvetést, illetve a gondolatmenetet.
Tegyük fel, hogy kaptunk felkérést, hogy mutassuk be a modern nyelvészeti irányzatokat egy tanároknak szóló konferencián. Ebben az esetben jó ötlet lehet az új irányzatok bemutatását úgy felfűzni, hogy hogyan viszonyulnak a tanárok által ismertekhez. Vagy elképzelhető az a megoldás is, hogy aszerint válogatjuk ki az irányzatokat, hogy melyik mennyire és miben lenne használható az oktatásban. Ha tényleg semmi használható információnk sincs a közönségről, akkor képzeljük el a legheterogénebbet, és ezzel együtt ne feltételezzünk semmilyen különös szaktudást vagy fogalmi ismeretet. Fogalmazzunk meg egy általános célt, hogy mit is szeretnénk minden teremben lévőnek átadni. Ne áltassuk magunkat: sokszor melléfogunk a feltételezéseinkkel, és akár előadás közben kell majd módosítanunk. Ez természetes velejárója ennek a műfajnak.
(Forrás: Wikimedia Commons / Nicolas Rougier / GNU General Public License)
Nem hagyhatjuk figyelmen kívül a téma leszűkítésekor, a gondolatmenet kialakításakor azt sem, hogy mennyi időnk van arra, hogy beszéljünk. Az idő általában igen szűkös (10-20 perc), érdemes tehát takarékoskodnunk. Elsőként jelöljük ki a célunk elérésében az útvonalat: honnan hová akarunk eljutni, mi lesz a gondolatmenetünk kezdő lépése, és mi lesz a végpontja. Ezután az idő függvényében jelöljük ki a nagyobb állomásokat a gondolatmenetben. Javasoljuk, hogy az előadásnál mindig szigorúan fentről lefelé (azaz a nagyobb egységektől a kisebbek felé: top-down) haladjunk. És annyira menjünk „mélyre” a részletekben, amennyire az időnk engedi. Ha így teszünk, nem állna fenn a veszélye annak, hogy elveszünk a részletekben, hogy az információk tömegvonzásába kerülünk.
Végül, még a tervezés elkezdése előtt érdemes informálódnunk a helyszínről, vagy terepszemlét tartanunk. A diasor összeállításában sokat segíthet, ha tudjuk, milyen projektorral kell majd dolgoznunk, mekkora a vászon, milyen messze van tőlünk a leghátsó sor, hány ablaka van a teremnek, mennyire világos, és mennyire sötétíthető be. Fontos lehet a diák, animációk tervezésekor, hogy tudjuk, hová tudunk állni a diákhoz képest, mennyi helyünk van mozogni, illetve, hogy kapunk-e távirányítót. Banális dolgoknak tűnnek, de igen jól tud jönni, ha az ember nem az előadás előtt pár perccel döbben rá, hogy valamire nem számított.
A tervezés
Javasoljuk, hogy csak akkor üljünk le a gép elé előadást tervezni, ha már a gondolatmenet főbb irányai, a főbb csomópontok összeálltak a fejünkben. A kigondolást és a kivitelezést azért is érdemes egymás után, és nem egymással párhuzamosan csinálni, mert az egyik akadályozhatja, megzavarhatja a másikat. Emellett próbáltunk érvelni legutóbbi cikkünkben is. A tervezés során tehát az a célunk, hogy a gondolatmenetünknek és az elképzelt előadásunknak leginkább megfelelő, azt leginkább kiszolgáló diasort állítsuk össze.
Elsőként nem árt gyors számítást végeznünk: gondolatmenetünk csomópontjai alapján nagyjából tippeljük meg, hogy hány diát fogunk készíteni. Ha ezután a percek számát elosztjuk a diák számával, és egy 2-nél kisebb számot kapunk, akkor itt az ideje megijednünk. Mert ha átlagosan nem jut 2-3 perc egy dia tartalmának az előadására, akkor bajba kerülhetünk. (Természetesen ezt nem szabályként fogalmazzuk ezt meg; nagyban függ a diák tartalmától is, hogy mennyit időzünk velük.)
Az egyes szlájdok megtervezésénél igyekezzünk minél jobban kiemelni a főbb csomópontokat: eszerint címezzük a diáinkat (javasoljuk, hogy minden diának legyen címe), eszerint emeljünk ki a szövegből, és eszerint illesszünk be vizuális eszközöket. Hogy a gondolatmenet és a cél már az elején mindenki számára világos legyen, javasoljuk, hogy a címlap után közvetlenül írjunk egy vázlatot: ez nagyban megkönnyíti a közönségnek az előadás követését.
Arra, hogy mennyi információ, milyen képi és nyelvi megvalósításban (címszavakban vagy rövid mondatokban) kerüljön a diára, már korábban kitértünk. Igyekezzünk elkerülni a felolvashatóságot, mert a stresszhelyzet sajnos erre csábít majd. A felolvasás ellen nagyon jó eszköz, ha soronként, gondolati egységenként animáljuk a diákon szereplő szövegeket, képeket. Az animációk elkészítésekor érdemes figyelembe venni, hogy a túl sok mozgás elvonhatja a figyelmet, ugyanakkor csak egy tekintettel befogadható egységeket érdemes animálni.
Puska
Ha valaki mégis szeretne némi színt vinni diáira, akkor érdemes belekukkantania a LaTeX Beamer beépített stílusairól készített példatárba. Ezek a stílusok – szemben a hagyományos prezentációkészítőkhöz járók többségével – visszafogottak, szemmel tartják az olvashatóságot, ugyanakkor rendkívül esztétikusak.
A színek és az elrendezések csapdáiról már szintén volt szó. Itt csak annyit emelnénk ki, hogy a legbiztonságosabb, ha fehér (nagyon világos) hátteret választunk, és fekete (nagyon sötét) betűket: a lényeg, hogy a betű és a háttér színe között nagy legyen a kontraszt – így biztosan látszani fog a szöveg. A betűtípusokkal legyünk óvatosak, ellenőrizzük az ékezetes karaktereket! Mindig futtassuk le a helyesírás-ellenőrzőt! Ha ezzel végeztünk, futtassuk le még egyszer!
Ha a felkészüléskor azt mondtuk, hogy a közönség fejével is kell gondolkodunk, akkor a tervezés esetében azt kell mondanunk, hogy a közönség szemével is kell látnunk (és mellette a közönség fülével is kell hallgatnunk magunkat).
Ha kész vagyunk a tervezéssel, és minden készen áll az előadás megtartásához, mindenképpen adjuk elő gyakorlásképpen mondanivalónkat akár saját magunknak a tükör előtt, akár közelebbi ismerőseinknek, rokonainknak. Felsorolhatatlan, hogy az ilyen próbáknak mennyi hasznuk van, most csak néhányat ragadunk ki. Le tudjuk mérni az időt, és ahhoz képest tudjuk újraütemezni az előadásunkat. Hangosan is kimondjuk, amit eddig csak végiggondoltunk – ilyenkor kibukkanhat néhány rossz, félreérthető megfogalmazás, ami fölött eddig elsiklottunk. Kipróbálhatjuk, hogy mennyire tudunk a diánkkal összhangban beszélni – eszerint kihúzhatjuk vagy bővíthetjük az információkat, javíthatjuk az animációkat. Kipróbálhatjuk a hangsúlyokat, elképzelhetjük, hogy hol érdemes majd lélegzetvételnyi szünetet vagy pihenőt tartanunk (ezt persze majd az aktuális közönség is befolyásolja). És mindeközben szokjuk a saját hangunkat, előadói modorunkat alakítgatjuk.
Az előadás
Ha már eleget gyakoroltunk, és eljött a nagy perc, végre kiállhatunk immár nem az elképzelt, hanem az igazi közönségünk elé. Az előadástartás zsákutcáiról írtunk sorozatunk első részében. Az ott kiemelt problémákból világos, hogy az előadást nem érdemes monológnak felfognunk, hanem mindvégig párbeszédet kell folytatnunk. Olyan párbeszédet, amelyben történetesen csak mi beszélünk, és a másik fél hallgat.
Ahhoz, hogy ez a fajta párbeszéd megvalósulhasson, az kell, hogy figyeljük a közönséget, tartsuk vele folyamatosan a kapcsolatot, érzékeljük és feldolgozzuk a nem-verbális visszajelzéseket (például egy fintort, egy homlokráncolást vagy egy mosolyt), és ezekre tudjunk reagálni. Mindezt persze aközben, hogy folyamatosan beszélünk, kezeljük a diasorozatunkat, és szemmel tartjuk az órát is, hogy a kialakított ütemezést tartani tudjuk.
(Forrás: Wikimedia Commons / Kristin Dos Santos / CC BY-SA 2.0)
Igen, ez pont olyan kemény, mint amilyennek hangzik. Sokfelé kell igen erőteljesen koncentrálni, gyorsan (másodpercek alatt) kell a bejövő információk alapján döntéseket hozni. Ezért érdemes az előadáskor ügyelni arra, hogy minden egyéb zavaró körülményt a minimális mértékűre csökkentsünk. Ilyen például a „puska”, amit lapozgatni kell, vagy csörög, ilyen egy rosszul beállított, recsegő mikrofon, de ilyen egy kopogós talpú cipő a kövön vagy egy minden mozdulatra csörgő hangot adó karkötő, nyaklánc vagy fülbevaló. Természetesen nem tudunk majd minden zavaró zörejt kiiktatni, de legalább előadóként mi ne keltsünk olyan zajt, ami a saját figyelmünket is megzavarja.
Minél természetesebben érezzük magunkat ebben a furcsa párbeszédben, a közönség is annál inkább részesének érezheti magát. Erre nagyon jó eszköz, ha a közönség egyes tagjainak bőrébe bújva megfogalmazzuk vélt gondolataikat. Például, ha meglátunk egy szemöldökrándítást vagy homlokráncolást, arra nyíltan reagálhatunk: „Joggal kételkedhet valaki abban, amit az előbb mondtam, hiszen...” Ilyenkor a közönség (vagy legalább egy része) úgy érezheti, hogy valóban reagál az előadó a kételyeire.
Végül érdemes azt is kiemelnünk, hogy az előadás közben nem utolsó szempont a testi-fizikai kényelem. És ha már az öltözetben ezt nem minden alkalommal engedhetjük meg magunknak, legalább annyiban áldozzunk a hedonizmusnak, hogy egy pohár/üveg vizet készítsünk oda magunknak arra az esetre, ha a beszédtől és a stressztől kiszáradna a torkunk. A víz az előadó egyik legjobb barátja: mindig segít, ha baj van.
(Forrás: Wikimedia Commons / Walter J. Pilsak / CC BY-SA 3.0)
A visszajelzés
A közönség azonban csak az előadás lezárultával jut igazán szóhoz. Ne higgyük, hogy ez nem tartozik hozzá a prezentációnkhoz. Ha egy párbeszédként fogjuk fel, itt teljesedik ki. Konkrét visszajelzéseket, kérdéseket, esetleg bírálatokat kapunk. Azonnal ki is tudjuk értékelni, hogy mennyire sikerült elérni a célunkat az előadással. A visszajelzés fázisában eljő az igazság pillanata: megszólal a másik fél is.
Előadóként még itt a végén is legalább két feladatunk van: egyrészt meg kell válaszolnunk a felmerülő kérdéseket, reagálnunk kell az ellenvetésekre, másrészt a további előadói karrierünkre nézve hasznos, ha rögtön reflektálunk is az elhangzottakra,és a közvetett értékelésekre. („Ahha, ezt most azért kérdezi, mert nem volt érthető, amit mondtam!”) Mindebben hasznos, ha van nálunk papír és toll, hogy tudjunk közben jegyzetelni. Ha nincs olyan személy kijelölve, aki a vitát vezetné, vállaljuk ezt a szerepet. Hiszen érdekünk, hogy értelmes párbeszéd alakuljon ki.
Végül az előadás után mindenképp írásban jegyezzük fel a problémás pontokat – ne csak a téma, de az előadás technikája szempontjából is. És nem sokkal az előadás után írjunk le magunk számára néhány értékelő gondolatot. Hogy sikerült? Elértem-e, amit akartam? Mi volt jó? Mi volt rossz? Mit csinálnék másképp? Azért fontos, hogy mindezeket végiggondoljuk, sőt, megfogalmazzuk magunk számára, hogy ne egy halvány rossz vagy jó érzés maradjon csak a következő prezentáció elkészítéséig. A halvány rossz érzésekből sokat nem lehet ugyanis tanulni, de a konkrét hibákon lehet javítani.