Az információ tömegvonzásában
Óriási grafikonok? Hatalmas táblázatok? Megszámlálhatatlan mennyiségű pöttyökből álló listák? – Igen, a prezentációkon találkozhatunk cifra diákkal. Ismerős az érzés, amikor inkább már rá sem akarunk nézni a táblára, mert annyi minden van ott? Az információzsúfolás egyik legjobb terepe a prezentáció. De megéri-e a mennyiség oltárán feláldozni a minőséget?
Arról már korábban volt szó, hogy a prezentációk tartása és hallgatása közben az emberek hogyan viselkednek, és hogy ennek mi lehet az oka. Tekintsünk most el a lélektani résztől, tegyünk úgy, mintha a szereplők tökéletes kis beszélő-/hallgatógépek lennének, és vizsgáljuk meg az előadások tartalmát!
Tudjuk jól, mik az alapvető elvárások egy prezentációval szemben: legyen érdekes, izgalmas, kösse le a közönség figyelmét, adjon új információkat a közönségnek, legyen átfogó, teljes, logikus felépítésű, mégis legyen tömör és egyszerű, jól lehessen követni. Lehetőleg legyen komoly, mégis legyen emberközeli, humoros. Mi sem egyszerűbb ennél!?
A stratégia
Amikor túl sok elvárással kell szembesülnünk, automatikusan rangsoroljuk őket. A fontosabbnak gondolt elvárásnak inkább meg akarunk felelni – akár azon az áron is, hogy a kevésbé fontosnak ítélt elvárásoknak nem felelünk meg egyáltalán. A prezentációkészítés során valamiért az az elképzelésünk, hogy az átfogó kép kialakítása, az információk újdonsága és mennyisége a legfontosabb. Sokszor valahogy így mentegetjük magunkat: „Lehet, hogy a témám kissé száraz, de legalább nem érheti szó a ház elejét, hogy felkészületlen voltam.” „Nem hagyhatom ki ezt a nehéz részt, akit igazán érdekel, meg fogja érteni.” „A történeti bevezető unalmas, de anélkül a levegőben lóg az egész.”
Igen: a gondolkodásunkat sokszor a lehetséges kudarcok elkerülése vezérli. A legfőbb rossz pedig, ami az előadóval történhet, nem más, mint hogy felkészületlennek, nem hozzáértőnek titulálják. A felkészültség látszatát pedig az információmennyiség növelésével lehet elérni és fenntartani – gondolják a legtöbben. (Más lapra tartozik, hogy miért gondolkodunk így. Jó okunk van feltételezni, hogy az általános iskolás korból származó rossz berögződés miatt, miszerint jó eredményeket úgy érhetünk el, ha tudáshiányunkat eltitkolva átfogó képet igyekszünk festeni.)
A fő elv tehát a prezentáció anyagának összeállításában az, hogy sok információ legyen. Ezt a stratégiát pedig több tényező is erősíti: Egyrészt úgy gondolkodik az előadó, hogy inkább legyen több, mint kevesebb: „Ha nem töltöm ki az időt, kellemetlenebb, mint ha túllógok az időkereten, vagy ha hadarok!” Másrészt a prezentációkészítő alkalmazások csak úgy csábítanak arra, hogy információkat zsúfoljunk a diáinkra (erről majd legközelebb lesz szó): felsorolások, listák, táblázatok, grafikonok: megannyi módja az információk tömörítésének. „Maximum csak kivetítem, lássák, hogy ez is megvan, de ha nem marad rá idő, nem magyarázom el.”
Az eredmény
A fenti stratégia eredménye ismeretes: inkább hosszabb, mint rövidebb előadások, kapkodás, hadarás, információdömping átfogó kép nélkül. És a közönség következtetése: „Majd inkább elolvasom, ha megírja a cikket.” „Letöltöm majd, és elolvasom a diákat még egyszer.” „Hú, de kényelmetlen volt ez a szék, jól jönne egy kávé.”
Szerencse, hogy az előadások után közvetlenül nem szokás teszteket íratni, hogy a közönség milyen százalékban értette meg az elhangzottakat. Sok előadót kiábrándítana az eredmény. Talán megkockáztatható az a feltevés, hogy minél több információt zsúfol az előadó a prezentációjába, annál kevésbé lesz hatékony, megjegyezhető és élvezhető az előadás. Abban az esetben is így van ez sajnos, ha az előadó teljesen tisztában van minden egyes információmorzsa helyével, nem beszélve arról a – nem ritka – esetről, amikor az előadó maga is elvész a részletekben.
A hibák
Előadóként akkor tévedünk a legnagyobbat, amikor elhitetjük magunkkal, hogy az átfogó képhez részletgazdagság kell. Épphogy nem! A mondás pedig, amely szerint a kevesebb néha több, túl enyhén fogalmaz: a kevesebb rendszerint több – már legalábbis, ha a prezentációkról beszélünk. Az átfogó képhez egy érdekes probléma megtalálása és gondosan megválogatott információk kellenek.
Képzelhetjük úgy, hogy hallgatóink igényein gondolkodunk akkor, amikor – biztos, ami biztos – telezsúfoljuk a diáinkat mindenféle listákkal és grafikonokkal. („Pedig én még szemléltettem is, mégsem érették…”) Valójában nem így van: Saját elképzeléseinket és félelmeinket vetítjük csak előre.
Szerencsés esetben az előadóként mi értünk leginkább a teremben ahhoz a témához, amiről éppen előadunk. Témánkat rendszerint a saját kérdéseink és szempontjaink mentén ezerszer végiggondoltuk már. Tudjuk (vagy inkább néha csak érezzük), mely pontok nem teljesen világosak, hol nem találtunk még megnyugtató választ, hol támadható a mondanivalónk. Vannak részletek, amelyek számunkra már nem érdekesek, unalmasak, evidensek. Előadásunkat önkéntelenül ezek mentén az elképzelések és félelmek mentén szervezzük. Ahhoz, hogy jó előadást tartsunk, ezek fontos szempontok. De ahhoz, hogy igazán jó előadást tarthassunk, muszáj kilépnünk a saját gondolatainkból, és a közönség fejével kell gondolkodnunk – akármennyire abszurd elképzelésnek tűnik is ez.
A teremben éppen ott ülő közönség elvárásainak megtalálásához elsősorban előzetes tudásukról és érdeklődésükről kell feltételezéseket kialakítanunk. Ez a munkánk talán egyik legnehezebb része: sokszor a sötétben tapogatózunk, és sokszor óhatatlanul tévedünk. Az előadást pedig úgy érdemes felépítenünk, hogy az átfogó képhez ne kelljen olyan szakmai háttérismeret, ami helyben röviden nem magyarázható el.
Az ismétlések fontossága
Az igazi feladat tehát nem az információk növelése, hanem az adott közönség feltételezett igényei szerinti csökkentése. Ha lecsökkentjük az információk mennyiségét, máris van lehetőségünk valódi előadást tervezni. Olyan előadást, amely nem merül ki a felsorolásokban, hanem szerkezete van, mint pl. egy cikknek. Nevetséges lehet, de az általános iskolából ismerős ún. hármas tagolás itt is alapszabály: bevezetés – tárgyalás – befejezés. Csak hogyan?
Egy előadás befogadhatóságát és hatásosságát talán a legnagyobb mértékben az ismétlés adja. A közhiedelem erről is azt tartja, hogy ciki, illetve, hogy a felkészületlenség jele. Óriási tévedés, hogy minden mondatunkban újat kéne mondani egy előadásban! Az előadást eleve érdemes az ismétlésekre építeni:
A bevezető előzetesen összefoglalja az előadás egészének tartalmát. Egy prezentációban nem árulunk zsákbamacskát: elmondjuk az elején, mire megy ki a játék, és milyen úton jutunk el a célig. A nagyobb egységek elején vagy végén szintén ismételnünk kell, szóban összekötni az egyes részeket, amelyeket a diák darabokra szaggatnak. (A diasor nagy hátránya ez is: ellene hat a koherenciának, az előadás összefüggőségének.) Az előadás végén pedig még egyszer össze kell foglalnunk az egészet: honnan, hová is érkeztünk meg, és mire volt jó ez az egész.
Mire jók az ismétlések? Mire valók a csomópontok a gondolatmenetben? – Arra, amire a bekezdések egy szövegben: segítenek az olvasónak/hallgatónak követni azt, ami zajlik. Illetve arra, hogy segítsen a közönség tagjainak beosztani a figyelmüket. (Ha tudom, hogy már csak két egység van hátra a gondolatmenetből, nagyobb eséllyel kitartok, mintha fogalmam sincs, hol járunk egy gondolatmenetben.) Mivel a szóbeli közlésekre eleve nehezebb figyelni, és nincs mód előre, vagy visszalapozni, mint egy könyvben, vagy megnyomni a visszatekerés gombot, mint a CD-lejátszón, több összefoglalóra, csomópontra, előre- és visszautalásra is szükség van. Ezek óhatatlanul önismétlőek, de szükségesek is ahhoz, hogy a közönség tudja követni az összefüggéseket.
Az ütemezés fontossága
Végül egy utolsó tanács a kevesebb rendszerint több elv jegyében. Fogadjuk el azt, hogy az ember nem gép, a koncentrációja nem egyenletes, a memóriája nem működik minden pillanatban egyformán. Ráadásul a figyelme nem tart a végtelenségig, úgyis megpihen, ha arra van szüksége. Így nyugodtan beiktathatunk pihenőket eleve az előadásba. Na nem olyat, hogy akkor most mindenki vezényszóra vegyen egy nagy levegőt, és kortyoljon egyet a kávéjából. Hanem az előadás szerves részeként beépíthetünk pihentetőbb részeket: példákat, személyes tapasztalatokat, ha a helyzet engedi, anekdotákat, esetleg poénokat. És ha látjuk a közönségünkön, hogy fárad, erre egész nyugodtan reagálhatunk így: „Tudom, hogy ez most nehéz volt, úgyhogy mielőtt továbbmegyünk, hadd meséljek el egy történetet, ami az előzőeket világítja meg…”
A tapasztalat azt mutatja, hogy az előadás kezdetén különösen fontos valami laza, viszonylag hétköznapi tapasztalat felidézése az előadás tárgyával kapcsolatban. Ideális esetben olyasmit kell találnunk, amire nem kell még nagyon figyelni, nem bonyolult, a közönség nagy része számára ismerős lehet, és felkelti az érdeklődést a vele kapcsolatosan felvetett probléma. Az előadás első néhány perce ugyanis halott idő: a közönség nagy része még csak fizikailag van jelen, most fejezik be az utolsó mondatokat, most nyelik le a kávéjukat, most nézik meg a programban, hogy ki ad elő éppen és miről, most némítják a telefonjaikat. Az előadás elején ezért időt kell hagyni arra, hogy a közönség ráhangolódjon a helyzetre, az új előadóra, az új előadásra. Rögtön nehéz, új információkkal kezdeni az előadást a legjobb első lépés a közönség figyelmének elvesztéséhez.
Ennek persze megvannak a veszélyei: a túlzott lazaság rossz benyomást kelthet, komolytalanságot sugall. Ha túl sok a személyes anekdota, a közönség hamar kikapcsolhat csak azért, mert úgy dönt, anekdotázó bolondok kalandjaira nem kíváncsi. Nem áll fent azonban ez a veszély akkor, ha minden lazításnak, poénnak helye és komoly szerepe van az előadásban (azaz nem önmagáért való). Az igazán profi előadók pedig úgy tudják ütemezni ezeket a lazításokat, ahogyan a közönség igényli, ahogy a figyelem alakul.