Hogyan írjunk e-mailt?
Kilométer hosszú e-mailek? Átláthatatlanul sok üzenet? Rengeteg irreleváns információ? Végeláthatatlan viták? – Ezek a munkahelyi e-mailezés mindennapjai. Jó hírünk van: ha az együttműködés kommunikációs elvét alkalmazzuk, a fenti problémák megoldhatók!
Az az érzés megvan, amikor nyaralás után az első munkanap az ember kinyitja a céges e-mail fiókját? Több száz olvasatlan üzenet... Legalább fél nap, mire az ember átrágja magát mindegyiken, és igyekszik elintézni az elintéznivalókat velük kapcsolatosan. Ha szerencsék van, a levelezőpartnereink együttműködő kommunikátorok: a levelek ránézésre megállapítható, hogy miről szólnak, és rövidek lényegre törőek. De általában nincs szerencsénk, és általában – vérmérséklettől és aktuális idegállapottól függően – az 5-10. levél után szeretnénk az összeset olvasatlanul törölni...
Hogyan kerülhető el ez a helyzet? – Egyrészt úgy, hogy soha nem megyünk szabadságra. Másrészt úgy, hogy a nyaraláson is csekkoljuk a céges e-mailjeinket. Harmadrészt... Igen, lehetséges lenne olyan e-maileket írni, hogy kollégáink számára informatívak és könnyen kezelhetőek legyenek. És ez végül is nem is olyan ördöngös dolog, ezért furcsa, milyen kevesen alkalmazzák az alapvető mesterfogásokat... Íme 7 tipp és trükk, hogy hogyan írhatunk kezelhető munkahelyi e-mailt.
1. No subject? – No! Yes subject!
Bosszantó, amikor a levelező okoskodik, és figyelmeztet, hogy tárgy nélkül akarjuk elküldeni az e-mailt? – Ne bosszankodjunk, hanem inkább használjuk ki a lehetőséget. Talán ismerős az érzés, amikor a beérkező üzeneteink 50 százalékánál azt olvashatjuk, hogy „(no subject)”, „(nincs tárgy)”. Különböztessük meg őket! Ennél már csak az bosszantóbb, amikor ugyan ki van töltve a tárgy mező, de az odaírtak egyáltalán nem segítenek minket abban, hogy miről is szól az e-mail. A szerkesztőségbe naponta tucatjával érkeznek a „Kérdés” és a „Téma” tárgyú levelek, de az „Érdekesség” és a „Vicces” is erős versenyben vannak. Ennél lejjebb már csak az van, amikor a kitöltő jó gyerek, és beírja, hogy „...” vagy hogy „?” vagy hogy „he-he”, esetleg „hümm”. Azt pedig csak hátborzongással vegyes rettenettel tudjuk elképzelni, hogy egy álláspályázat esetén milyen lehet a HR-szakember élete, amikor beérkezik mondjuk 700 db „CV” tárgyú üzenet a 300 „Jelentkezés” mellé.
A tárgy mező arra való, hogy az üzenet lényegét (úgynevezett tárgyát) kiemeljük benne. Az értelme az, hogy a levél utólag, a néhány kiemelt kulcsszó alapján azonosítható legyen. Sokan gondolják, hogy a tárgy csak egy szó lehet, és egy szóban sokszor nehéz összefoglalni az üzenet lényegét. Őket megnyugtatjuk: a tárgy mezőben bátran lehet több szót írni. És bár ez ízlés kérdése, de mi úgy vagyunk vele, hogy inkább legyen egy kicsit hosszabb, négy-ötszavas a tárgy, mint hogy ne legyen informatív vagy pontos.
(Forrás: nyest.hu)
2. „Önnek 332 nem önnek szóló üzenete van...”
Sokat segít, ha a címzetteket aszerint választjuk ki, hogy kinek vagy kiknek szól az üzenet. Ez különösen fontos a különböző levelezőlisták használatakor. Csak akkor nyomjunk „Reply all”-t / „Válasz mindenkinek”-et, ha tényleg közérdekű a válaszunk, minden egyéb esetben szűkítsük a címzettek listáját! Tudjuk, hogy minden esetben nagyon nagy a csábítás, hogy ismert közönség előtt egy kicsit produkáljuk magunkat, demonstráljuk elkötelezettségünket stb. Győzzük le, és inkább posztoljunk valamit a Facebookra minden fölösleges „Reply all” helyett! A munkahelyi levelezőlista nem színpad!
(Forrás: Wikimedia Commons / Lekogm / CC BY 2.5)
3. Az e-mail nem chat!
Sokan hívják az online kommunikációt „másodlagos szóbeliségnek”; és a chat vagy a facebookos kommentfolyamok néha tényleg az élő beszélgetésekre emlékeztetnek. A munkahelyi e-mail azonban nem chat. Alapvetően mégiscsak egy formális műfaj, nem illő és nem is praktikus chatablakként használni. Miután lerendeztünk egy ügyet, nem kell például több körben udvariaskodni a követlező üzeneteket küldve:
A: „Köszönöm szépen!”
B: „Igazán nincs mit! Én köszönöm!”
A: „Nagyon szívesen!”
4. A lehető legrövidebben!
A munkahelyi e-mail nem az amatőr szépírók fogalmazásszakköre. Nem ebben kell megcsillogtatnunk irodalmi vénánkat, nem itt kell választékosan és körülményesen fogalmaznunk. Az e-mail akkor praktikus, ha pontos és tömör; akkor olvasható a legkönnyebben, ha jórészt köznyelvi és stilárisan semleges.
Ehhez járul hozzá az, hogy sokat segít, ha átlátható a szerkezete. Itt egyáltalán nem érvényes az, hogy klasszikus értelemben vett bekezdésekre kell tagolnunk a szöveget. Akár egy mondat is lehet különálló egység, ha úgy könnyebb átlátható. Sokat segít az e-mail megformálásában, ha a címzett, az olvasó helyébe képzeljük magunkat: „Fogja érteni ezt a 15 soros barokk körmondatomat? Vajon hányszor kell majd elolvasnia?” „Vajon végigolvassa majd ezt a Dosztojevszkij-regény hosszúságú leírást arról, hogy mi is feladata?” – Nem ártalmas ilyenkor az empátia a címzettel kapcsolatban.
(Forrás: marimann.files.wordpress.com)
5. Csak semmi személyesség!
A hét anekdotáját lehetőleg ne a munkahelyi e-mailjeinkbe szőjük bele: „Egyébként azt tudtátok, hogy...” felkiáltással. Egyáltalán: lehetőleg ne tereljük személyes síkra a kommunikációt: ne írjunk olyasmiről, ami nem tartozik a szűk értelemben vett tárgyhoz, és ne tegyünk az állításaink mellé személyes értékelést („Egyébként szerintem ez hülyeség.”). Ez azért is fontos, mert ezek a személyes és értékelő megjegyzések mindig fölhívások keringőre: ezekre nagy eséllyel válaszolnak majd a levelezőpartnerek, és a munkahelyi ügyek megtárgyalását célzó diskurzus könnyen értelmetlen chatpartyvá vagy szintén a semmibe tartó vitává válik.
(Forrás: Wikimedia Commons / Bill Nicholls / CC BY 2.0)
6. Legyél explicit!
A tömör, jól olvasható e-mail általában explicit is. Ne kényszerítsük arra a címzettet, hogy indirekt beszédaktusok után kutasson a szövegünkben. Ne utalgassunk, ne írjuk körül a dolgokat, inkább fogalmazzunk expliciten. Ha kérdésünk van, kérdezzünk – lehetőleg egyenesen és ne beágyazott formában. Ha utasítást adunk, legyen egyértelmű, hogy kinek, mit, és meddig kell megtennie.
Sokan azért kerülik az explicit megfogalmazásokat, mert azt hiszik, hogy az udvariatlan vagy nyers. Nem így van: egy megfogalmazás lehet tökéletesen udvarias és explicit. Próbáljuk megtalálni a megfelelő nyelvi formát!
(Forrás: Wikimedia Commons)
7. Na ne viccelj!
Közönség előtt viccet mondani: nagyon jó érzés. Mindenki a mi poénunkon nevet! Jaj, de jó! E-mailben, köre-mailben azért mégis inkább uralkodjunk magunkon, és hagyjuk ki ezt a nagyszerű lehetőséget. Nem azért, mert a munka komoly dolog, és a munkahelyen nincs helye a nevetésnek. Sokkal inkább azért, mert ezekre a vicces e-mailekre is sok gyarló kollégánk fogja úgy érezni, hogy válaszolnia, reagálnia kell, esetleg überelni próbálják majd az e-mailt. És ezen a lejtőn is igen nehéz megállni.
Mivel évekig ügyfélszolgálaton dolgoztam, megemlíteném az ellenkező végletet. Amikor az ügyfél a Subject mezőbe írja a TELJES üzenetét, pl. egy oldalnyi szöveget. Így igyekszik felhívni a figyelmet, hogy nagyon fontos ügyben írt.
@Sultanus Constantinus: De nem disznóság olyasmi elolvasására kényszeríteni egy trükkel valakit, amit amúgy, ha tudná miről lesz szó, nem olvasna el, vagy legalábbis nem azonnal? Ezt hívják szpemnek.
Hasznos tanácsok, de azért egy dolgot megjegyeznék. Ha én magánszemélyként írok valamilyen társaságnak vagy szerkesztőségnek (és természetesen azért, mert érdemi választ várok tőlük), akkor az nem kifejezetten "munkahelyi levelezés"; ilyen esetekben sokan azért nem írnak be konkrét tárgyat (csak annyit, mint a cikkben is szereplő "kérdés" vagy pl. "javaslat"), mert attól tartanak -- megjegyzem, teljesen jogosan --, hogy ha tárgyból kiderül, miről szól a levél, akkor a címzett el sem fogja olvasni ("Ja, már megint ez a hülye valami hülyeséggel"). Márpedig e-mailt nem azért szoktak írni az emberek, hogy ne kapjanak rá választ, így inkább nem írnak konkrét tárgyat, hogy a címzett mindenképpen elolvassa és ne ignorálja a levelet.